Restrição de acesso a Dados na Lista Principal e Regras de Filtros
Além de restrição do acesso a funcionalidades por Perfil, você pode em restringir o acesso a dados de uma determinada funcionalidade usando Filtros inicias.
Na lista principal por exemplo, você pode restringir acesso aos dados, definindo condicionais nos Valor e Regras Iniciais de Filtros, como na imagem abaixo.
Para isso acesse o seu Formulário ou Fluxo, clica na opção "Construir a tela de lista de Consulta", deois acesse "Filtros: Valor e regras inicias"
Você pode ir além e criar (sub)Queries, dentro das opções de filtro citadas acima. Essa é uma opção mais avançada e requer habilidade com SQL.
Em um fluxo de aprovação existe uma funcionalidade nativa que você consegue restringir o acesso nativamente, mostrando para o usuário apenas os fluxos em que ele participou, como na imagem abaixo
Se achar melhor, você pode entrar em contato com a gente e podemos detalhar como tudo isso funciona :-)