Formulário com fluxo de etapas
O formulário com fluxo de etapas, possui todas as características de um formulário comum. Todas as propriedades, características, campos e etc estão presentes em um fluxo com etapas.
Para entender melhor o seu funcionamento, consulte o capítulo Formulário com fluxo de etapas no manual do usuário.
A criação de um formulário com etapas segue os mesmos princípios da criação de um formulário comum. Abaixo, as diferenças.
Definição Básica
Deve-se primeiro marcar a opção formulário com fluxo de etapas, dentro dos dados básicos, na aba Definição Básica. Quando isso é feito, a aba para configuração das etapas "Etapas do Fluxo" é habilitada.
Etapas do Fluxo
Nesse ponto definimos as etapas do fluxo que esse formulário terá.
O que são etapas de um fluxo?
Etapas, são pontos de edição/revisão/inclusão de dados de um formulário. Em cada etapa, além de se modificar o formulário, há uma ação necessária a ser executada por um ou mais usuários definidos. As ações são: aprovar, retornar etapa ou reprovar.
Em qualquer fluxo, a primeira etapa é criada automaticamente pelo agilityflow. É a "Etapa inicial (cadastro)". Essa etapa é fixa e não é possível alterar.
Nesse ponto, é possível adicionar novas etapas. Ao clicar em "Adicionar Etapa", o usuário define o nome da etapa e o número máximo de dias que essa etapa tem para ser aprovada. Nessa tela também, é possível reordenar as etapas. Para isso, basta clicar no ícone 
e arrastar a etapa para a posição desejada.
O que acontece com o histórico se eu removo uma etapa?
Qualquer fluxo já encerrado ou em andamento, não serão alterados e não terão o histórico afetado. Apenas os novos cadastrados a partir daquela data, é que terão seu comportamento modificado.
O mesmo acontece quando se altera o nome de uma etapa ou a ordem é modificada. Nada acontece com os fluxos encerrados ou em andamento. Apenas os novos são impactados.
Usuários com permissão para cadastrar (Etapa Inicial)
É onde são definidos os usuários que podem criar um novo registro e iniciar um novo fluxo.
Esses usuários podem ser adicionados individualmente, procurando pelo nome. Ao ser encontrado a conta do usuário desejada, clica-se em adicionar. O usuário entra na lista abaixo. Clicando no ícone 
, é possível remover a conta da lista.
A mesma mecânica funciona para adicionar múltiplos usuários, usando o perfil de usuário ou grupo. Ao selecionar o perfil (ou grupo) desejado, todos os usuários associados estarão autorizados a fazer o cadastro.
Responsáveis da etapa
Provavelmente, a parte mais importante da definição de um fluxo de etapa, são os responsáveis por cada uma delas. Na prática, são as pessoas que garantirão que o processo controlado por esse fluxo, cumpram todos os requerimentos e entregue um resultado satisfatório, livre de erros e retrabalhos.
Para cada etapa, é preciso escolher os responsáveis pela aprovação. Isso pode ocorrer de duas formas:
Aprovação não dinâmica
É a opção padrão. Nela é necessário definir um aprovador, que pode ser de dois tipos.
A partir de uma lista pré-definida
Funciona da mesma forma que escolha dos usuários com permissão para cadastrar a etapa inicial.
O gestor do aprovador da etapa X
Todo usuário pode possuir um gestor cadastrado no seu usuário. É esse usuário que será o aprovador. Escolhendo essa opção, deverá também ser escolhida a etapa da qual seu responsável, terá seu gestor como responsável dessa etapa.
Aprovação dinâmica
Para que ocorra uma aprovação dinâmica, é necessário que se configurem regras. É possível existir mais de uma regra.
Cada regra tem um nome e uma descrição, que são textos escolhidos pelo usuário. Além disso, essa regra pode ser de dois tipos:
Condicional
Na regra condicional, uma determinada situação deve estar presente. São dois tipos de condição:
- Se o campo: qualquer campo do formulário pode ser escolhido e ser comparado com um valor fixo definido pelo usuário. Essa comparação pode ser igual, maior ou igual, menor ou igual, maior que, menor que, diferente de, conter ou não conter;
- Se o usuário: qualquer usuário do sistema pode ser escolhido e ser comparado (aprovou ou não aprovou) a uma etapa.
Para qualquer uma das regras, podem se adicionar mais condições.
Caso a condição se estabeleça, é necessário definir um método de aprovação:
- Aprovação automática: o fluxo é aprovado sem que nenhum usuário tenha que realizar uma ação no sistema;
- Não é automática (definir aprovadores): é necessário selecionar os aprovadores, assim como é feito na aprovação não dinâmica.
É importante definir a regra e a regra contrária. Por exemplo, caso se queira que haja uma aprovação automática quando o campo Valor for menor que 100, além dessa regra, é necessário criar a regra para quando o campo Valor for igual ou maior que 100.
Definida pelo aprovador
Há dois campos para ser preenchidos:
- O aprovador da etapa: escolhe-se o uma das etapas do fluxo. Isso servirá como base para a configuração do campo ação.
- Ação:
- Aprovará esta etapa também: o mesmo aprovador da etapa escolhida acima, aprovará essa também
- Define o aprovador dessa etapa através da lista pré-definida abaixo: escolhe-se os usuários que estarão disponíveis para serem selecionados pelo aprovador da etapa "X", definida no passo anterior.
Permissões de acesso
Nesse ponto, é possível definir quais processos os usuários podem visualizar:
Sim, o usuário pode visualizar APENAS os fluxos que participou
O usuário visualiza apenas os fluxos em que ele esteja envolvido, seja cadastrando o registro ou participando de alguma etapa do fluxo.
Não, o usuário pode visualizar TODOS os fluxos, incluindo os que não participou
O usuário visualiza todos os registros dos formulários, independente da sua participação ou não do fluxo.